הזמנה מול אישור הגעה - לא אותו דבר
חשוב להבחין בין שני שלבים: שליחת ההזמנה (הודעה על האירוע) לבין איסוף אישורי ההגעה (בקשה לתשובה כמה מגיעים). לפעמים הם יוצאים יחד, אבל בדרך כלל ההזמנה נשלחת קודם, ואיסוף האישורים מתחיל מעט אחריה ומתגבר ככל שמתקרבים לאירוע.
לוח הזמנים המומלץ
- 4-6 חודשים לפני: Save the Date - בעיקר אם יש אורחים מחו"ל או אירוע בעונה עמוסה
- 5-7 שבועות לפני: שליחת ההזמנה הרשמית לכל המוזמנים
- 3-4 שבועות לפני: תחילת איסוף אישורי הגעה פעיל
- שבועיים לפני: תזכורת ראשונה למי שלא הגיב
- שבוע לפני: תזכורת אחרונה וסגירת הספירה הסופית מול האולם
התאמה לפי סוג אירוע
לא כל אירוע עובד באותו קצב. לחתונה נותנים יותר זמן, לאירוע קטן או ספונטני אפשר לקצר משמעותית:
- חתונה - לפי לוח הזמנים המלא למעלה
- בר/בת מצווה - אפשר להתחיל כחודשיים לפני
- ברית/בריתה - הכל דחוס לימים ספורים, שולחים מיד ואוספים תוך ימים
- אירוע עסקי - תלוי בהיקף, בדרך כלל 3-4 שבועות לרישום
טעויות תזמון נפוצות
- לשלוח הזמנות מוקדם מדי - אנשים שוכחים לאשר
- לשלוח מאוחר מדי - לא נשאר זמן לתזכורות ולספירה
- לא לשלוח תזכורות בכלל - חצי מהאנשים פשוט לא מגיבים בלי דחיפה
- לסגור ספירה סופית מול האולם לפני שאספתם את רוב האישורים
למה אוטומציה משנה כאן
התזמון הכי טוב לא שווה כלום אם צריך לרדוף ידנית אחרי מאות אנשים. מערכת שמאפשרת לתזמן שליחה ותזכורות אוטומטיות מבטיחה שכל שלב בלוח הזמנים קורה בזמן, בלי שתצטרכו לזכור ולהתקשר לכל אחד.
ב-ConfirMe אפשר לתזמן את ההזמנה ואת התזכורות מראש, והמערכת שולחת אותן בווטסאפ אוטומטית ועוקבת מי הגיב - כך שהספירה הסופית תמיד מעודכנת.
שאלות נפוצות
כמה זמן לפני החתונה שולחים הזמנות?
את ההזמנה הרשמית מומלץ לשלוח כ-5-7 שבועות לפני האירוע, ולהתחיל לאסוף אישורי הגעה באופן פעיל כ-3-4 שבועות לפני. אם יש אורחים מחו"ל, שלחו Save the Date כמה חודשים מראש.
מתי לשלוח תזכורת למי שלא אישר?
תזכורת ראשונה כשבועיים לפני האירוע, ותזכורת אחרונה כשבוע לפני. תזכורות הן מה שמעלה את אחוז המענה - בלעדיהן חלק גדול מהאורחים פשוט לא מגיב.
מתי סוגרים ספירה סופית מול האולם?
רק אחרי שאספתם את רוב האישורים - בדרך כלל כשבוע לפני האירוע. סגירה מוקדמת מדי מובילה לאי-דיוק בכמות המנות.